Privacy noticeInformacja o prywatności

Who we areKim jesteśmy

Aleksandra Kruk Ltd (trading as Proling, proling.co.uk) is the controller of your personal data. We are a company registered in England and Wales, company no. 13320960, registered office: 86 Underwood Lane, Crewe, England, CW1 3LE. Translations are certified by Aleksandra Kruk, a Polish sworn translator of English (TP/12/20).

Administratorem Twoich danych osobowych jest Aleksandra Kruk Ltd (marka Proling, proling.co.uk), spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod nr 13320960, z siedzibą: 86 Underwood Lane, Crewe, England, CW1 3LE. Tłumaczenia poświadcza Aleksandra Kruk, tłumacz przysięgły języka angielskiego (TP/12/20).

Contact for any privacy question or request: email info@proling.co.uk, use the quote form on this website (write “Privacy request” in the message), call or WhatsApp +44 77702 99396, or write to the registered office above. ICO registration number: [to be added after registration].

Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail info@proling.co.uk, formularz wyceny na tej stronie (w treści wpisz „Wniosek RODO”), telefon lub WhatsApp +44 77702 99396 albo list na adres siedziby. Numer rejestracji w ICO: [zostanie dodany po rejestracji].

What data we collectJakie dane zbieramy

• Contact details: name, email, phone, postal address for paper copies.
• Documents you send for translation and the data in them – e.g. birth, marriage or death certificates, ID cards, passports, driving licences, diplomas, payslips, bank statements, court and legal documents. These may include special category data (e.g. health) or criminal records data (e.g. a criminal record certificate, KRK).
• Order details: language pair, purpose, deadline, delivery method, quote and invoice.
• Payment data: amount, date and status. Card details are handled by our payment provider (Stripe); we do not see or store your full card number.
• Correspondence with us, and the referral source if a partner company referred you.
• Technical data: our website does not use analytics or advertising cookies. It remembers your language choice in your browser. The quote form (Jotform) and web fonts (Google Fonts) are loaded from those providers, which receive your IP address.

• Dane kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres pocztowy do wysyłki wersji papierowej.
• Dokumenty przesłane do tłumaczenia i zawarte w nich dane – np. akty urodzenia, małżeństwa lub zgonu, dowody osobiste, paszporty, prawa jazdy, dyplomy, odcinki wypłat, wyciągi bankowe, dokumenty sądowe i prawne. Mogą one zawierać dane szczególnej kategorii (np. o zdrowiu) lub dane o karalności (np. zaświadczenie o niekaralności – KRK).
• Dane zamówienia: para językowa, cel, termin, sposób odbioru, wycena i faktura.
• Dane płatności: kwota, data i status. Danymi karty zajmuje się operator płatności (Stripe); nie widzimy ani nie przechowujemy pełnego numeru karty.
• Korespondencja z nami oraz informacja o partnerze, jeśli zostałeś/-aś przez niego polecony/-a.
• Dane techniczne: strona nie używa plików cookie analitycznych ani reklamowych. Zapamiętuje w przeglądarce wybrany język. Formularz wyceny (Jotform) i czcionki (Google Fonts) są wczytywane od tych dostawców, którzy otrzymują Twój adres IP.

Why we use it and our lawful basesCel i podstawa prawna przetwarzania

• To prepare a quote, translate and certify your documents, deliver them and handle payment – performance of a contract or steps before a contract (UK GDPR Art. 6(1)(b)).
• Special category and criminal records data contained in your documents – your explicit consent given in the quote form (Art. 9(2)(a); DPA 2018 Sch. 1 para. 29), or where the translation is needed for legal claims or court proceedings (Art. 9(2)(f); Sch. 1 para. 33). You can withdraw consent at any time, but we may then be unable to complete the order.
• To keep the sworn translator’s register (repertorium) required by the Polish law on sworn translators – our legitimate interest in meeting the professional obligations under which the translation is certified (Art. 6(1)(f)).
• Invoices and accounting records – legal obligation under UK company and tax law (Art. 6(1)(c)).
• To pay commission to a partner who referred you (we share only your name or order reference and the order value) and to keep our services secure and handle disputes – legitimate interests (Art. 6(1)(f)).
• We do not send marketing, sell your data, or use it for automated decisions or profiling.

• Przygotowanie wyceny, tłumaczenie i poświadczenie dokumentów, wysyłka i obsługa płatności – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b UK GDPR).
• Dane szczególnej kategorii i dane o karalności zawarte w dokumentach – Twoja wyraźna zgoda wyrażona w formularzu wyceny (art. 9 ust. 2 lit. a; DPA 2018 zał. 1 pkt 29) lub gdy tłumaczenie jest potrzebne do dochodzenia roszczeń bądź w postępowaniu sądowym (art. 9 ust. 2 lit. f; zał. 1 pkt 33). Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, ale wtedy możemy nie być w stanie zrealizować zamówienia.
• Prowadzenie repertorium tłumacza przysięgłego wymaganego przez polską ustawę o zawodzie tłumacza przysięgłego – nasz prawnie uzasadniony interes w wypełnianiu obowiązków zawodowych, na podstawie których poświadczane jest tłumaczenie (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Faktury i dokumentacja księgowa – obowiązek prawny wynikający z brytyjskiego prawa spółek i prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c).
• Wypłata prowizji partnerowi, który Cię polecił (przekazujemy tylko imię i nazwisko lub numer zamówienia oraz jego wartość), a także bezpieczeństwo usług i rozpatrywanie sporów – prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Nie wysyłamy marketingu, nie sprzedajemy danych i nie podejmujemy wobec Ciebie zautomatyzowanych decyzji ani profilowania.

Who we share it withKomu przekazujemy dane

• Jotform – quote form and file uploads.
• Google (Google Workspace / Drive / Gmail) – email and secure document storage.
• Netlify – hosting of this website (it does not receive your documents).
• Stripe – online payments.
• WhatsApp (Meta) – if you choose to message us on WhatsApp. Please do not send documents by WhatsApp; use the quote form instead.
• Royal Mail or another courier – delivery of paper copies (name and address only).
• Other qualified translators or proofreaders working under a written confidentiality and data-processing agreement, only when needed for your order.
• The partner company that referred you – only what is needed to confirm the order and calculate commission.
• Our accountant, and public authorities where the law requires it.

• Jotform – formularz wyceny i przesyłanie plików.
• Google (Google Workspace / Drive / Gmail) – poczta e-mail i bezpieczne przechowywanie dokumentów.
• Netlify – hosting tej strony (nie otrzymuje Twoich dokumentów).
• Stripe – płatności online.
• WhatsApp (Meta) – jeśli zdecydujesz się napisać do nas przez WhatsApp. Prosimy nie wysyłać dokumentów przez WhatsApp – służy do tego formularz wyceny.
• Royal Mail lub inny kurier – wysyłka wersji papierowej (tylko imię, nazwisko i adres).
• Inni wykwalifikowani tłumacze lub weryfikatorzy działający na podstawie pisemnej umowy o poufności i powierzeniu danych – wyłącznie gdy jest to potrzebne do zamówienia.
• Partner, który Cię polecił – tylko w zakresie potrzebnym do potwierdzenia zamówienia i rozliczenia prowizji.
• Nasz księgowy oraz organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

International transfersPrzekazywanie danych poza Wielką Brytanię

Some providers (Jotform, Google, Netlify, Stripe) may process data in the United States or other countries. Where they do, the transfer is protected by the UK Extension to the EU–US Data Privacy Framework (where the provider is certified) or by the UK International Data Transfer Addendum / Agreement. Data sent to Poland or elsewhere in the EEA (e.g. to Polish authorities or a translator in Poland) is covered by UK adequacy regulations.

Niektórzy dostawcy (Jotform, Google, Netlify, Stripe) mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych lub innych krajach. W takim przypadku transfer jest zabezpieczony brytyjskim rozszerzeniem ramowego programu ochrony danych UE–USA (jeśli dostawca uczestniczy w programie) lub brytyjskim aneksem / umową o międzynarodowym transferze danych (IDTA). Przekazanie danych do Polski lub innego kraju EOG (np. polskim urzędom lub tłumaczowi w Polsce) jest objęte brytyjskimi przepisami o odpowiednim stopniu ochrony.

How long we keep itJak długo przechowujemy dane

• Uploaded documents and translation files: deleted 90 days after delivery.
• Images of identity documents (passports, ID cards, driving licences): deleted 30 days after delivery.
• Quotes and emails that did not lead to an order: 12 months.
• Repertorium entries: [4 years – to be confirmed against Polish law].
• Invoices and accounting records: 6 years after the end of the financial year.
• Records of privacy requests and security incidents: 2 years.
• Certified paper copies are posted to you; we do not keep originals.

• Przesłane dokumenty i pliki tłumaczeń: usuwane 90 dni po realizacji.
• Skany dokumentów tożsamości (paszporty, dowody osobiste, prawa jazdy): usuwane 30 dni po realizacji.
• Wyceny i wiadomości, które nie zakończyły się zamówieniem: 12 miesięcy.
• Wpisy w repertorium: [4 lata – do potwierdzenia z polskimi przepisami].
• Faktury i dokumentacja księgowa: 6 lat od końca roku obrotowego.
• Rejestr wniosków RODO i incydentów bezpieczeństwa: 2 lata.
• Poświadczone wersje papierowe wysyłamy do Ciebie; nie przechowujemy oryginałów.

Your rightsTwoje prawa

You have the right to access your data, to have it corrected or erased, to restrict or object to its use, to data portability, and to withdraw consent at any time. We reply within one month (this can be extended by two months for complex requests, and we will tell you why). Some data – e.g. repertorium entries and invoices – must be kept even if you ask for erasure.

Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych oraz wycofania zgody w każdej chwili. Odpowiadamy w ciągu miesiąca (w złożonych sprawach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące – poinformujemy Cię o tym). Niektóre dane – np. wpisy w repertorium i faktury – musimy przechowywać nawet po żądaniu usunięcia.

ComplaintsSkargi

If you are unhappy with how we use your data, please complain to us first (info@proling.co.uk, the quote form, +44 77702 99396 or by post). We will acknowledge your complaint within 30 days and tell you the outcome. You can also complain to the UK data protection regulator, the Information Commission (ICO): ico.org.uk/make-a-complaint, helpline 0303 123 1113.

Jeśli masz zastrzeżenia do sposobu wykorzystania Twoich danych, zgłoś skargę najpierw do nas (info@proling.co.uk, formularz, +44 77702 99396 lub listownie). Potwierdzimy jej otrzymanie w ciągu 30 dni i poinformujemy o wyniku. Możesz też złożyć skargę do brytyjskiego organu ochrony danych – Information Commission (ICO): ico.org.uk/make-a-complaint, tel. +44 303 123 1113.

ChangesZmiany

We will update this notice if our practices change and show the date of the latest version at the top.

Zaktualizujemy tę informację, jeśli zmienią się nasze praktyki; data najnowszej wersji jest podana na górze.

Back to the quote formPowrót do formularza wyceny